Toimittajarekisterin tietosuojaseloste
1. Rekisterinpitäjä
Kaarea Oy (2925981-7)
PL 180, 20101 Turku
Muut yhteystiedot: www.kaarea.fi, puh. vaihde 020 764 9850
2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Riikka Samuli
Postiosoite: PL 180, 20101 Turku
Käyntisoite: Fiskarsinkatu 11, 20520 Turku
Muut yhteystiedot: riikka.samuli@kaarea.fi, puh. vaihde 020 764 9850
3. Rekisterin nimi
Kaarean toimittajarekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperuste
Henkilötietoja käytetään toimittajasuhteiden hoitamiseen ja ylläpitoon sekä sopimusohjaukseen. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on sopimus.
5. Rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutetut edut
-
6. Rekisterin tietosisältö
Rekisteri voi sisältää seuraavia tietoja: toimittajan yhteyshenkilön sukunimi, etunimet, puhelinnumero ja sähköpostiosoite.
7. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin merkittävät tiedot perustuvat toimittajan yhteyshenkilön itseantamiin tietoihin.
8. Henkilötietojen vastaanottajaryhmät
Henkilötietoja käsitellään vain Kaarean henkilöiden toimesta.
Henkilötietoja voidaan luovuttaa myös kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaistahoille, joilla on oikeus tietojen saantiin.
9. Tiedot tietojen siirrosta kolmansiin maihin ja tiedot käytettävistä suojatoimista
Tietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle
10. Henkilötietojen säilyttämisaika / ajan määrittämiskriteerit
Henkilötietoja säilytetään rekisterissä, kunnes rekisteröidyn ja Kaarean välisen toimittajasuhteen voidaan katsoa päättyneen. Päättymisaika määritetään toimittajan toimitussopimuksen voimassaolon päättymisestä tai viimeisimmästä palvelukontaktista tai yhteydenotosta, johon lisätään viisi vuotta. Ostolaskuihin liittyvät tiedot säilytetään kirjanpitolainsäädännön edellyttämän ajan.
11. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisteriä säilytetään sähköisesti ja lisäksi alkuperäisiä sopimuksia paperisina. Rekisterin tietojen käyttöoikeus on rajattu tietyille henkilöille heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa.
Tietojärjestelmissä käsiteltävät tiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä tietoverkon käyttöoikeuskirjautumisella ja käyttäjäkohtaisilla käyttöoikeusmääräyksillä. Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa.
Manuaalisesti käsiteltävät tiedot säilytetään valvonnan alaisena kansiossa tai kortistossa, lukituissa kaapeissa, tilassa johon kulkemista valvotaan.
12. Rekisteröidyn oikeudet
Tietojen tarkastus-, korjaus- ja poisto-oikeus Kaarean tietosuojaperiaatteen mukaisesti. Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella milloin tahansa vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä. Vastustamispyynnöt osoitetaan kirjallisesti rekisterin yhteyshenkilölle.
13. Tiedot automaattisen päätöksenteon, ml. profiloinnin olemassaolosta
Rekisteri ei sisällä automaattista päätöksentekoa tai profilointia.