Palauterekisterin tietosuojaseloste
1. Rekisterinpitäjä
Kaarea Oy (2925981-7)
PL 180, 20101 Turku
Muut yhteystiedot: www.kaarea.fi, puh. vaihde 020 764 9850
2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Riikka Samuli
Postiosoite: PL 180, 20101 Turku
Käyntiosoite: Fiskarsinkatu 11
Sähköpostiosoite: riikka.samuli@kaarea.fi , puh. vaihde 020 764 9850
3. Rekisterin nimi
Kaarean palauterekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperuste
Palautekanavien tarkoitus on tarjota mahdollisuus ottaa yhteyttä ja antaa Kaarean toimintaan liittyvää palautetta, jonka avulla voidaan kehittää liiketoimintaa ja prosesseja sekä tarkastella laatua. Palautekanavissa kysytään palautteen lähettäjän yhteystiedot palautteen käsittelyä varten, mutta viestin voi lähettää myös anonyymisti.
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on rekisteröidyn antama suostumus henkilötietojensa käsittelyyn tätä tarkoitusta varten tai rekisterinpitäjän oikeutettu etu.
5. Rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutetut edut
Rekisterin pitäjällä on oikeutettu etu käsitellä palautekanavien kautta saatuja henkilötietoja Kaarean määrittelemän palauteprosessin vaatimissa toimissa.
6. Rekisterin tietosisältö
Palauterekisteriin tallennetaan ainoastaan palautekanavien kautta rekisteröidyn itse ilmoittamat tiedot sekä rekisteröidyn palautteeseen mahdollisesti liittämät liitetiedostot. Palauterekisteri sisältää seuraavia tietoja: etu- ja sukunimi, katuosoite, postinumero, postitoimipaikka, sähköposti, puhelinnumero, annettu viesti ja annetun viestin mahdollisesti sisältämät henkilötiedot sekä haluttu yhteydenottotapa.
7. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavien tietojen tietolähde on ensisijaisesti palautteenantaja eli rekisteröity. Palautekanavia ovat esimerkiksi sähköposti ja verkkokauppa.
8. Henkilötietojen vastaanottajaryhmät
Kaarean omat henkilötietojen käsittelijät, joille henkilötiedot ovat välttämättömiä liittyen työn suorittamiseen. Henkilötietoja voidaan luovuttaa myös kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaistahoille, joilla on oikeus tietojen saantiin.
9. Tiedot tietojen siirrosta kolmansiin maihin ja tiedot käytettävistä suojatoimista
Tietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle.
10. Henkilötietojen säilyttämisaika / ajan määrittämiskriteerit
Henkilötietoja säilytetään enintään 2 vuotta siitä hetkestä, kun palautteen käsittely on merkitty valmiiksi.
11. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin tietojen käyttöoikeus on rajattu tietyille henkilöille heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa. Kaikki rekisterin tietoja käyttävät henkilöt ovat allekirjoittaneet salassapitositoumuksen ja heitä sitoo salassapitovelvollisuus.
Tietojärjestelmissä käsiteltävät tiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä tietoverkon käyttöoikeus-kirjautumisella ja käyttäjäkohtaisilla käyttöoikeusmääräyksillä. Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa.
12. Rekisteröidyn oikeudet
Tietojen tarkastus-, korjaus- ja poisto-oikeus Kaarean tietosuojaperiaatteen mukaisesti. Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella milloin tahansa vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä. Vastustamispyynnöt osoitetaan kirjallisesti rekisterin yhteyshenkilölle.
13. Tiedot automaattisen päätöksenteon, ml. profiloinnin olemassaolosta
Rekisteri ei sisällä automaattista päätöksentekoa tai profilointia.