Markkinointi- ja viestintärekisterin tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Kaarea Oy (2925981-7)
PL 180, 20101 Turku
Muut yhteystiedot: www.kaarea.fi, puh. vaihde  020 764 9850
                       
2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Riikka Samuli
Postiosoite: PL 180, 20101 Turku
Käyntiosoite: Fiskarsinkatu 11, 20520 Turku
Sähköpostiosoite: riikka.samuli@kaarea.fi , puh. vaihde  020 764 9850

3. Rekisterin nimi  

Kaarean markkinointi- ja viestintärekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperuste

Henkilötietoja käsitellään lain sallimissa puitteissa palveluidemme markkinointiin ja suoramarkkinointiin, viestinnän parantamiseksi ja potentiaalisten asiakkaiden tunnistamiseksi, yhteydenottopyyntöjen käsittelyyn ja niihin vastaamiseen, mielipide- tai markkinatutkimuksiin sekä palvelumme käytön seurantaan.

Henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen, asiakassopimukseen tai Kaarean oikeutettuun etuun.

5. Rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutetut edut

Kaarealla on oikeutettu etu markkinoida ja viestiä palveluistaan rekisteröidyille.

6. Rekisterin tietosisältö                 

Rekisteri sisältää seuraavia tietoja rekisteröidyistä: Sukunimi, etunimet, postiosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, titteli tai asema, ip-osoite, käyttäjätunnus, rekisteröidyn edustaman yrityksen nimi ja sen yrityksen yhteys- ja osoitetiedot, postituslistat. Lisäksi rekisteri voi sisältää tietoja palveluiden tarjoamiseen, ostamiseen, käyttämiseen ja kehittämiseen sekä markkinointiin ja myyntiin liittyviä tietoja ja muita asiakassuhteen hoitamisen tai kehittämisen kannalta olennaisia tietoja sekä mediatallenteita kuten kuvaa tai videoita. Mediatallenteiden käyttöaika ja –lupa on toistaiseksi tai tehdyn sopimuksen mukaan.

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään tai henkilön edustamalta yritykseltä, henkilön rekisteröityessä palveluun tai osallistuessa Kaarean järjestämiin markkinointikampanjoihin ja -tapahtumiin. Lisäksi tietolähteenä on Kaarean henkilöstörekisteri. Tietoja kerätään myös julkisista, yleisesti saatavilla olevista lähteistä sekä ulkopuolisten palveluntarjoajien pitämistä rekistereistä, esimerkiksi internetin julkisista tietolähteistä.

8. Henkilötietojen vastaanottajaryhmät

Kaarean omat henkilötietojen käsittelijät, joille henkilötiedot ovat välttämättömiä liittyen työn suorittamiseen. Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa palveluntarjoajille, jotka käsittelevät henkilötietoja Kaarean lukuun salassapitovelvollisuuden ja sopimuksen tietosuojavelvoitteiden mukaisesti.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa myös kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaistahoille, joilla on oikeus tietojen saantiin.

9. Tiedot tietojen siirrosta kolmansiin maihin ja tiedot käytettävistä suojatoimista

Tietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

10. Henkilötietojen säilyttämisaika / ajan määrittämiskriteerit

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin niiden käsittely on tarpeen kerättyjen henkilötietojen käyttötarkoituksia varten kuitenkin enintään 10 vuoden ajan henkilön viimeisestä käyttötapahtumasta tai kunnes asiakas peruuttaa markkinointisuostumuksen.

11. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin tietojen käyttöoikeus on rajattu tietyille henkilöille heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa.

Tietojärjestelmissä käsiteltävät tiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä tietoverkon käyttöoikeus-kirjautumisella ja käyttäjäkohtaisilla käyttöoikeusmääräyksillä. Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa.

Manuaalisesti käsiteltävät tiedot säilytetään valvonnan alaisena kansiossa tai kortistossa, lukituissa kaapeissa, tilassa johon kulkemista valvotaan.

12. Rekisteröidyn oikeudet

Tietojen tarkastus-, korjaus- ja poisto-oikeus Kaarean tietosuojaperiaatteen mukaisesti. Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella milloin tahansa vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä. Vastustamispyynnöt osoitetaan kirjallisesti rekisterin yhteyshenkilölle.

13. Tiedot automaattisen päätöksenteon, ml. profiloinnin olemassaolosta

Rekisterin tiedoista ei tehdä automaattista päätöksentekoa. Rekisteröityjä profiloidaan ja henkilötietoja käytetään asiakastarpeen tunnistamiseen ja viestinnän kohdistamiseen.